ifa informiert

Kurzinfo: Verbesserungspotenzial in Excel^®-Dateien

Die Arbeitszeit von Aktuaren ist kostbar. Die Anforderungen werden immer größer, die zur Verfügung stehenden Zeiträume jedoch immer kürzer. Umso wichtiger ist es, gerade regelmäßig wiederkehrende Standardberechnungen (z.B. im Zuge von Reporting oder Jahresabschluss) oder auch projektbezogene Anforderungen (z.B. in der Produktentwicklung) zügig durchzuführen.
Häufig kommen für diese Aufgaben keine separaten Softwarelösungen zum Einsatz, sondern es werden selbsterstellte Excel^®-Spreadsheets verwendet. „Selbsterstellt“ trifft jedoch oftmals nicht zu: Häufig wurden derartige Spreadsheets über die Jahre von einem Mitarbeiter zum Nächsten übergeben und dann für die jeweils aktuellen Fragestellungen weiterentwickelt. Ab einem gewissen Punkt sind die so gewachsenen Strukturen dann unübersichtlich. Dadurch sind die verwendeten Spreadsheets in ihrer Handhabung und Performance nicht mehr alltagstauglich und zudem fehleranfällig.
Mit relativ kleinen Eingriffen und mit einem begrenzten einmaligen Aufwand lassen sich in den meisten Fällen deutlich spürbare Verbesserungen erzielen, von denen die Mitarbeiter und das Unternehmen dann regelmäßig profitieren. Tätigkeiten werden beschleunigt und lassen sich leichter übergeben, Berechnungen werden transparenter und die Ergebnisse dadurch vertrauenswürdiger. Zudem kann häufig ein Performancegewinn bei rechenintensiven Problemstellungen erzielt werden, der die Arbeit und die eigentlich durchzuführenden Analysen erleichtert.
Im Rahmen unserer Projekte helfen wir regelmäßig bei der Optimierung komplexer Excel^®-Spreadsheets. Beispiele für typische Fallstricke und Probleme, auf die wir in vielen Excel^®-Spreadsheets treffen, hat Dr. Stefan Graf in seinem Vortrag „Warum umständlich, wenn es auch einfacher geht?“ auf der e-Herbsttagung von DAV und DGVFM kürzlich dargestellt. Die zugehörigen Vortragsunterlagen finden Sie hier, eine Aufzeichnung des Vortrags kann als Recorded Session über die DAV bezogen werden.

Weitere Informationen: